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在阿里都不写周报的2021年,我却写起了个人周报

开发技术 开发技术 3小时前 2次浏览

为什么我们反感周报

周报对于公司来说是管理流程的重要组成部分,对于直属领导来说能够归纳性地掌握下属当期的工作内容及核心项目的进展,对于部门领导来说可以通过几分钟的时间迅速了解麾下部门的运作情况,从定义和功能上来看周报都是很有效的总结和评估手段,那么为什么我们又如此反感周报呢?

2020 年我们常常提到内卷一词,在我看来,内卷并不是马尔萨斯陷阱的代名词,而是指在某一发展水平停滞不前后,对已有形态事物的内部复杂化发展。以周报为例,在企业创建初期,团队规模只有十人上下,超扁平化的管理使得团队的每个成员都能详细地了解彼此的工作内容,从而能快速发现和解决问题、迭代产品,这种情况下周报更像是企业发展的掣肘,是从大公司学来的繁文缛节。

而在企业达到一定规模后便会开始使用职级和绩效系统进行人事管理,在这种情况下,员工的晋升和调薪周期通常至少要以半年时间为基准,职级和薪资的跃迁成功率亦不确定,总会有大量的人员在一段时间内是没有取得实质发展的。再加上行业的竞争压力随着年龄的上升逐渐增大,人们希望找到一种方式以快速脱离当前状态继续向前发展。实际上脱离这种停滞不前发展水平的最优解便是创新,创新对国家来说是制造新的朝阳行业和就业岗位,对企业来说是向投资人证明自身的造梦能力的敲门砖,而对个人则可以创造升职加薪的机会,甚至一跃成为融资到 N 轮的独角兽的联合创始人。

然而创新总是不容易的,人们在困难面前也总愿意选择在已知的世界里自我旋转。所以总会有人决定用作文甚至论文的笔法和要求来撰写自己的周报,也总会有人决定让周报发挥汇报进度外的余热来包装业绩。如果此时公司文化及领导态度上没有对这一周报层面上的低水平的复杂化进行修正,那么就会出现劣币驱逐良币的现象,大家不得不深钻周报的格式、数据和文笔,保证自己的周报至少达到了平均水平。这实际上将耗费员工大量的精力,但对员工自身能力的成长又没有实质帮助,从某种意义上讲甚至对工作质量提升、员工自身的晋升和加薪也没有帮助,已经完全背离了周报是为了周期性快速归纳总结工作进度的初衷,围城内的员工们深陷其中,又怎能不反感呢?

个人周报能为我们带来什么

每逢年关,很多人就会陷入深深的焦虑之中,头脑中思考着如「这一年怎么过得这么快?」、「年初的计划好像很多都没能完成」和「明年一定要好好努力,完成 XXX 计划」的问题。然而年复一年,历史总是惊人地相似,我们常常发现时间如白驹过隙,丝毫察觉不到它快速流逝的痕迹,我们在新的一年里常常没有太大改观。

如果你关注或使用了一些提供展现当年时间进度功能的账号或应用,那么当你看到下图的时候,你会发现自己年末的心绪此时莫名地涌上心头:「这一年已经过了 35% ,为什么我的计划还是躺在 To-do 列表里」?

在阿里都不写周报的2021年,我却写起了个人周报

造成这些问题的原因有很多,其中之一就是我们缺乏一套周期性总结和计划调整机制,来让我们有机会以比年粒度小得多的周期跟踪我们的任务执行进度,并因时制宜地重新审视和调整计划以保证其合理性及可实施性。而周报则能很好地适用于这一场景。通过每周对我们的工作生活进行总结,我们能如企业项目管理一般,对我们个人的生活和发展进行把握。

与企业出于上下管理目的建立的周报体系不同,个人周报的受众完全是个体,因此我们可以完全回归到周报的初衷,舍弃格式、字数、可视化和框架结构的约束,专注于记录核心计划的进度并搭配以个人感想和下周计划,进而周期性地对我们的生活和工作进行审视和调整。

去除了企业周报 KPI 式的写作出发点,个人周报可以更切实地反映我们在当周所遇到问题,也能对周内的决策和行为进行快速复盘,并将复盘结果落地至文本,供后续遇到相似问题时「以史为鉴」。如果能结合 GTD 体系,我们还能对周报中的新点子和滞后项目建立跟踪机制,确保下周的计划推进可以达到我们的预期。

这为什么是周报而不是月报、季报

个人总结在任何周期下都是有必要的,而由于人是善忘且有惰性的,机制性的总结有利于我们形成习惯、坚持产出。作为个人的总结,这个周期的长短并没有一个书面的约定供我们参考。但按照我个人的经验,周期的长短设定将会影响习惯的养成难度和执行的有效程度。

周期不宜过短

还记得工作早期组内要求新员工一段时间内需要每日写总结,即日报。这个规定的出发点本身没有任何问题,每日总结有利于新人和导师进行书面沟通,当日事当日毕,及时解决遇到的问题,同时 TL 也可以了解新人的工作能力和融入程度,进而适当调整分配的任务内容。但实际执行下来,大家都有一种梦回学生时代的压抑感,原因有以下两点:

  1. 许多工作内容的跨度都会超过一天,故一周的日报中 50% 以上的内容都是复制粘贴,容易使总结者产生重复劳动的疲惫感。

  2. 有的工作是需要思考和调研周期的,可能周一到周三还没什么思路但到了周四就有了完整的解决方案,但这一项工作内容在日报中的体现却是周一到周三没有任何进展,实质上很容易使总结者产生挫败感。

周报的文字编辑通常也要花费数分钟的时间,再加上这两点造成的个人情绪,你很容易地便会因缺乏激励而产生厌恶情绪,这显然很不利于周期性的总结习惯的养成。「半途而废」可以说是大概率的事情。

综上,书面日报这种总结周期是极不推荐的,但如果有条件,每天在脑海中进行冥想总结和反思是完全没问题的,这里不再展开讲述。

周期不宜过长

正如本文开头所举例的每年的年终思考,过长的周期会导致我们遗忘目标内容的详细执行过程,脑海中仅保留了重要节点和结果。如果这是对外的汇报,核心流程与数据化的成果相结合确实能得出合格的汇报材料。但不要忘了我们写周报的目的是对我们的工作生活计划进行跟踪和微调,细节的缺失将会影响我们对计划可行性的判断,也容易使我们陷入基于结果将执行过程中所犯的错误进行过左或过右分析的泥沼。

周纬度或许刚刚好

我们生活和工作中的小项目通常在 1~2 周内便会收尾,中大型项目通常也会有周粒度的成果产出,周级别的记忆也相对清晰,同时在核心项目明确的情况下,周报的写作通常只需要 5~15 分钟即可完成,所以周报或双周报或许是周期性个人总结的好选择。

如何写个人周报

公私分明

首先我们要明白工作只是生活的一部分,个人周报的核心不宜也不应以工作内容为核心,具体的工作总结应该归入公司内部文档之中,个人周报则应该做到「以人为本」,聚焦于个人的发展情况。

有些公司对数据保密性也有要求,这种情况下我们要尽量做到工作相关数据和内容的脱敏,保证离职时你的个人周报不会被视为敏感数据而被回收或引起不必要的麻烦。

按优先级列出核心项目

跳出周报,我们在制定计划时应该对其进行优先级分级,「时间四象限法则」也许是个简单易用的方式。这样一来在写周报时我们便可以根据整体计划中的优先级进行项目表述。

而从我个人的工作周报经验来看,如果你对当前的核心项目有较强的进度把控需要,同时有月、季度等其他维度的总结习惯,那么我们还可以将这些项目概括性地单独列出,并对其进行简单的数据可视化处理,以便后续可以快速了解其在每周的进展。

神奇的「其他」

工作中我们常常会做些脏活杂活,这些工作内容往往耗时不短但却难以在汇报中体现,因而我们往往会取其精华去其糟粕甚至完全弃之不用。而个人周报作为我们个人的周级别历史记录汇总,杂项事宜反而可能会在未来的归纳总结中成为新项目、新灵感的来源,我们大可以把这些内容随手丢到「其他」这一标题下罗列以备后用。

今天和明天

除了对本周进行总结,我们还必须要对计划的进度进行比对,对下周的工作内容进行展望。如果你对 GTD(Get Things Done) 的理念有所实践,那么或许你此时已经迫不及待地打算给自己下周的工作内容建立具体的 To-do 项了。

但从个人实践来看,除工作内容外,大部分生活内容都难以按周粒度列出非常具体的 To-do 清单,太详细的计划就意味着落地时容易出现困难,从而导致进度延误,这是因为自我驱动项目的优先级总是低于主业工作,无论是主业工作时间过长,还是身体和情绪原因造成的无法推进,都是严格时间表的大敌。
而延期一旦成为常态,将会严重打击你继续撰写周报的士气,要知道个人周报的初衷是为了总结和调整,它无法也没有责任解决你所有的生活规划问题。

聊聊心里的想法

随着时间线的拉长,很多灵机一动的想法或感悟都会泯灭于时间,而这些想法对于我们未来的创新和避免重蹈覆辙都至关重要,因此周报中除了要对计划和生活进行追踪,寥寥数行记录下这些内心波动也是重要的可选项。

复制粘贴无罪

与文章创作不同,周报作为报告,连续的几周内实际上大概率会有大量内容仅存在进度上的变更,整体事项并没有大的变化。因此我们在写周报时大可以善用「复制——粘贴」键,只需在第一周时对周报结构进行初始化,随后便能以此结构作为模版在日后的周报中复用和微调。

周报的管理

2020 年一款全新的笔记工具在已然红海的笔记市场中重击传统「巨头」Evernote 和 Notion 火遍硅谷,它就是支持双向链接的 Roam Research 。所谓双向链接,即用户只需要在每篇笔记中对重点词语进行简单标记,即可生成一张按关键字关联的图状文档集合,这样一来用户便可脱离复杂的目录和标签,将零碎散落的笔记有机地结合成整体,为写作和研究提供内聚的素材,而这一切都是自动智能完成的。

前文提到,连续的周报记录中跟踪的任务是按时间线延续的,故总有大量的事项在文字层面是重复的,这样一来我们便可将周报中的核心事项或思考标记为关键词,借助 Roam Research 将所有周报关联成一张张的周报图,使得我们能快速了解每周工作生活间的联系,将我们线性的一维时间记录展开为二维的关系网图。

在阿里都不写周报的2021年,我却写起了个人周报

目前 Roam Research 已经商业化,$15 每月的价格对于周报场景来讲并不便宜,好在我们还可以使用如 obsidian 等类似于 Roam Research 的免费产品来站在「双向链接」理念的肩膀上组织我们的周报。

结语

个人周报不是施加于自身的 PUA ,而是我们自驱的记录和总结机制,用以反哺我们的生活、学习和工作规划。个人周报亦不是银弹,它无法解决你生活中的所有问题,但如果你开始记录周报并持之以恒,相信其所带来的收获一定不会让你失望。

博客链接:https://easonyang.com/2021/03/07/write-your-own-weekly-report/

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